ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ СЕКРЕТАРЯ В ПРИЕМНОЙ РУКОВОДИТЕЛЯ

Введение

§2 Работа с посетителями в приемной

§3 Ведение деловых бесед

§4 Организация переговоров, собраний, деловых встреч руководителя

§5 Взаимоотношения с руководителем

§6 Взаимоотношения в коллективе

§7 Виртуальный офис

Заключение

Литература

Приложение 1

Приложение 2

Приложение 3

Введение

Секретарь, помощник руководителя - это лицо компании. Часто именно по профессионализму и манерам этого сотрудника судят о компании в целом. Представляя компанию во внешней деловой среде, секретарь, помощник руководителя транслируют корпоративную культуру компании.

В конце 80-х - начале 90-х годов, с приходом "дикого капитализма" и появлением в нашей стране первых бизнесменов, происходит резкое "омоложение" профессии. Молодому руководителю, соответственно, требуется молодой секретарь. Л.А.Кондрашова: "И вот появляется новый тип в профессии. Это красивая, молодая особа, пользующаяся, чаще всего, покровительством своего начальника, сопровождающая его на приемах и презентациях (т.к. владеет иностранными языками), хорошо знающая основы этикета. Она выполняет многие функциональные обязанности, подчас и не присущие данной профессии" .

Эффективный, профессиональный секретарь с хорошими деловыми манерами может оказать значительную помощь своему руководителю и оптимизировать его профессиональную деятельность.

В задачи секретаря входит организационная, коммуникативная, сервисная и множество других функций. Эффективный секретарь должен уметь: передавать информацию внешним и внутренним клиентам, быть устойчивым к неопределенности, соблюдать деловой стиль, профилактировать стресс и др. По мнению Е. Ишутиной, современный секретарь - "Это инициативный и рассудительный помощник шефа, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для офиса, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя" . Е. Скриптунова, М.Рогожин и М. Стенюков указывают на многофункциональность и разностороннюю развитость современного секретаря . Н.В.Воржаевая обращает внимание на повышение требований к секретарю в связи с изменениями информационного пространства общества .

За последние годы профессия секретаря претерпела существенные изменения. Если недавно секретаря принято было называть "лицом фирмы", то сегодня его уже можно сравнить с правой рукой руководителя, регулирующей различные производственные процессы. В нашей стране резко возрос спрос на квалифицированных секретарей. Это связано в первую очередь с возникновением большого количества структур.

Исходя из вышесказанного, цель нашей работы – изучение деятельности секретаря в приемной руководителя, с учетом современных условий деятельности.

1. Изучение теоретических источников по данному вопросу;

2. Рассмотрение практического приложения вопроса;

3. Анализ эффективности деятельности секретаря, выводы на основе анализа.

Методы, используемые в работе: анализ теоретических источников, наблюдение, анкетирование, беседа.

Объектом исследования является профессиональная деятельность секретаря.

Предметом исследования являются пути оптимизации профессиональной деятельности секретаря.

Гипотеза исследования такова: при создании необходимых условий профессиональной деятельности секретаря наблюдается положительная динамика в организации управленческой деятельности предприятия.

§1 Организация рабочего места и рабочего времени секретаря

Секретарь-референт - это профессия, которая включает в себя множество функций. Многочисленные и многообразные обязанности современного секретаря-референта можно (с достаточной степенью условности) подразделить на две большие группы:

Функции по документационному обеспечению управления;

Функции по так называемому бездокументному обслуживанию руководителя.

Выполняя функции по документационному обеспечению управления, секретарь-референт занимается подготовкой и оформлением служебных документов, организацией документооборота, хранением и использованием документов в текущей деятельности организации. Следует отметить, что в негосударственных структурах, где трудятся секретари-референты, выделенное делопроизводственное подразделение, как правило, не создается, функции по делопроизводственному обслуживанию сосредоточиваются в секретариате. Вместе с тем рабочее место секретаря-референта обычно оснащается современными техническими средствами и поддерживается программным обеспечением. Это позволяет оптимально, с наименьшими затратами рабочего времени организовать делопроизводственное обслуживание, сочетая его с выполнением прочих многочисленных обязанностей .

К функциям секретаря-референта по бездокументному обслуживанию относятся: организация приема посетителей, телефонное обслуживание, обеспечение рабочего покоя руководителя, контакты с персоналом фирмы и забота о гостях фирмы, организация встреч и переговоров руководителя, подготовка командировок руководителя, организация и участие в работе совещаний, контроль исполнения поручений руководства, организация рабочего дня руководителя, резервирование времени, организация рабочего места руководителя, контроль за исправностью и правильной эксплуатацией оргтехники

Приемная – это центр работы фирмы, ведь от того, как организована работа в приемной зависит эффективность работы руководителя.

Большое значение имеет рациональная организация рабочего места секретаря, зоны его трудовой деятельности, оснащенной необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей.

Общая площадь приемной, где находится секретарь - референт, должна быть в пределах 12-16 кв.м. При выборе размеров площади необходимо учитывать следующие факторы:

1) подходы к мебели и оборудованию;

2) расстановку мебели и оборудования;

3) потребность - в отдельных случаях - особых условий;

4) возможность установки вспомогательного оборудования .

Организация рабочего места - это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению. Кроме того, организация рабочего места предполагает учет антропометрических данных исполнителя и обеспечение соответствующих нормам условий труда .

Рассмотрим вариант организации рабочего места секретаря на примере образовательного учреждения (ОУ).

Приемная находится непосредственно перед кабинетом руководителя. Рабочее место секретаря в приемной находится слева от входа, и расположено так, чтобы можно было легко видеть всех входящих. В приемной находятся предметы, необходимые для работы: рабочий стол, оргтехника, шкаф и сейф для хранения документов. Для создания уютной атмосферы, в углах приемной расположены большие растения, оформленные в декоративные кашпо. Непосредственно перед рабочей зоной секретаря находится зона для приема посетителей, где расположена удобная мебель для ожидания.

Рабочее место оборудовано компьютером, монитор которого имеет плоский экран. Все составляющие компьютера расположены на специальных подставках и полках стола, для оптимального освобождения рабочего пространства стола. Здесь же находится мини-АТС, оргтехника.

На стенах приемной расположены лицензия на право ведения образовательной деятельности, свидетельство о государственной аккредитации и аттестации учреждения. В холе перед приемной находится информационный стенд, где представлены учредительные документы: Устав ОУ, Правила внутреннего трудового распорядка, права и обязанности обучающихся и родителей, другие локально-нормативные акты, регламентирующие деятельность ОУ. Также здесь расположена витрина с информационными материалами, сообщающими об основных достижения учреждения, его сотрудников и воспитанников. На стене холла расположена информация об образовательных услугах, предоставляемых ОУ, а также о дополнительных платных услугах и ценах на них. В холе ОУ размещается информационный бюллетень «Альтернативный вестник», который дает представление не только об официальных мероприятиях, но и развлекательных, объявления, новости и многое другое – та информация, которая поможет посетителю составить представление об ОУ и скоротать время ожидания.

Работа секретаря-референта современной российской фирмы имеет свою специфику :

Большое разнообразие задач со значительными различиями в них по степени сложности, важности и т. д.;

Весьма насыщенный рабочий день;

Необходимость выполнять параллельно несколько работ;

Постоянные сверхурочные, незапланированные задания, необходимость в случае срочной работы задерживаться после окончания рабочего дня;

Особые условия работы: телефонные звонки, вызовы и т. п.

Четкая организация рабочего места позволит без лишних затрат времени найти нужный документ, навести любую справку, выполнить любую операцию с документами и значительно больше успеть за день. Поэтому, для рационального использования рабочего времени большое значение имеет планирование деятельности секретаря.

Хорошим помощником при планировании рабочего дня может служить персональный компьютер. На рынке программных продуктов предлагается много интересных разработок, которые предоставляют в распоряжение пользователя: календарь, телефонный справочник, перечень заданий, блокнот и т.п. наиболее популярной является информационная система Microsoft Outlook. Эта программа предоставляет множество возможностей для эффективной организации рабочего времени секретаря и его руководителя. Microsoft Outlook помогает работать с сообщениями, контактными лицами, просматривать совместные документы, а также позволяет планировать встречи, поездки и организовать выполнение заданий, отслеживать деятельность свою и сотрудников .

Председателем приёмной комиссии, как правило, является ректор ВУЗа. Именно его приказом и назначается состав приёмной комиссии, куда входят:

• заместители председателя (обычно это проректоры);
• ответственный секретарь и его заместители;
• деканы факультетов;
• сотрудники от преподавательского состава университета.

По решению ректора в приёмную комиссию могут быть также включены люди, не являющиеся сотрудниками университета: например, члены городской или районной администрации или сотрудники других высших учебных заведений.

Приёмная комиссия университета формируется ежегодно. Всю её деятельность регулирует ответственный секретарь, чьи функции не может исполнять один и тот же человек более трёх лет подряд.

Права и обязанности приёмной комиссии

Работа приёмной комиссии должна быть основана на федеральном и местном законодательстве, а также уставе университета. Учитывая данные нормативные документы, формируется протокол приемной комиссии, где описываются правила приёма абитуриентов на текущий год. Помимо этого в обязанности комиссии входят:

• сбор и опубликование сведений о том, на какие специальности проводится набор, сколько выделено бюджетных мест, общее количество набираемых на первый курс студентов, перечень и программа вступительных испытаний;
• распространение этой информации среди потенциальных абитуриентов (в школах, информационных порталах);
• подготовка необходимых документов и справочных материалов для поступающих;
• приём документов, регистрация, вынесение решения о допуске абитуриентов к вступительным экзаменам;
• формирование экзаменационных комиссий;
• зачисление абитуриентов по результатам вступительных испытаний;
• ведение всех сопутствующих документов, формирование отчёта, статистики.

Режим работы приёмной комиссии

Режим и сроки работы приёмной комиссии оговариваются в положении о работе этой комиссии. Каждый университет устанавливает свои сроки и порядок работы комиссии. Как правило, для абитуриентов работа комиссии становится доступной с даты официального начала приёма документов. В этот период в университетах открываются центры по приёму и регистрации абитуриентов, где вчерашние школьники могут задать интересующие их вопросы, получить информацию о вступительных экзаменах или подать документы.

Часы работы приемной комиссии — стандартные для всех официальных учреждений, с перерывом на обед. После даты окончания приёма документов комиссия продолжает свою работу, но для абитуриентов она уже недоступна. В этот период проводится сбор и сортировка документов, формирование отчёта, вынесение приказа о зачислении студентов, распределение их по группам и другая организационная работа.

Приём документов

В каждом университете существует собственный перечень необходимых для поступления документов. Члены приёмной комиссии обязаны предоставить абитуриенту список этих документов, анкету для заполнения, а также помочь в правильном их оформлении. Все полученные документы комиссия формирует в личное дело абитуриента, которое обязательно регистрируется и в случае поступления, хранится в университете в течение всего периода обучения.

Л.Н. Герасимова, к.п.н., проф., Московский гос. ун-т культуры и искусств, А.О. Широков, ООО «Лорес Маркетинг»

Функции приемной комиссии

Законодательная база деятельности приемной комиссии

Организационно-распорядительные документы приемной комиссии

Номенклатура дел приемной комиссии

Электронная личная карточка абитуриента

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования Московский государственный университет культуры и искусств – один из самых крупных российских университетов отечественного образования в области культуры и искусств. При Московском государственном университете культуры и искусств работает и постоянно действует приемная комиссия. Приемная комиссия создана для профессиональной ориентации молодежи, организации качественного набора студентов, приема документов поступающих, проведения вступительных испытаний и зачисления в состав студентов лиц, прошедших по конкурсу. К основным задачам приемной комиссии относятся:

обеспечение выполнения плана приема в университет;

организация и обеспечение приема документов поступающих в МГУКИ, проведение вступительных испытаний и зачисление в состав студентов, оформление личных дел поступающих;

координация деятельности структурных подразделений университета и его филиалов по организации набора студентов на все формы обучения;

организация взаимодействия структурных подразделений вуза по увеличению и сохранению контингента студентов;

координация агитационной и профориентационной работ с абитуриентами;

расширение регионального влияния МГУКИ путем активизации работы приемных комиссий университета, филиалов и конструктивного взаимодействия с другими подразделениями вуза;

организация и проведение Дней открытых дверей в университете и выездных Дней открытых дверей.

К наиболее важным функциям приемной комиссии, которые требуют документационной поддержки, относятся:

переписка по вопросам приема;

прием документов, их регистрация и хранение на период проведения вступительных испытаний и зачисления;

допуск абитуриентов к сдаче вступительных испытаний;

формирование предметных экзаменационных комиссий, апелляционной комиссии и организация контроля над их деятельностью;

организация консультаций для абитуриентов по вступительным испытаниям;

проведение вступительных испытаний;

проведение конкурсного отбора и зачисление абитуриентов;

подготовка отчетов и направление их в установленные сроки учредителям и Министерству образования и науки РФ;

подготовка предложений по совершенствованию организации приема и деятельности приемной комиссии;

иные функции, предусмотренные порядком приема в вуз, не противоречащие законодательству РФ.

Приемная комиссия является своеобразным посредником между университетом и абитуриентом. Основными руководящими документами приемной комиссии являются:

Конституция Российской Федерации - основной закон российского
государства, имеет высшую юридическую силу, прямое действие и применяется на всей территории Российской Федерации. В ч.1 ст.43 признается право каждого человека на образование в соответствии с Всеобщей декларацией прав человека (ст.26) и Международным пактом об экономических, социальных и культурных правах (ст.13). Образование в Российской Федерации осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации и нормами международного права. Основным актом, регулирующим отношения в области образования, является Федеральный закон от 29 декабря 2012 г. N 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации». Он заменяет целый ряд законодательных актов. В их числе - Закон об образовании от 1992 г., Закон о высшем и послевузовском профессиональном образовании от 1996 г., которыми руководствовалась приемная комиссия до 2013 года.

Приказ Минобрнауки РФ от 28.12.2011 № 2895 «Об утверждении Порядка приема граждан в образовательные учреждения высшего профессионального образования» является основным документом для организации работы приемной комиссии. Приказ регламентирует основные этапы работы с документами граждан, поступающих в высшее учебное заведение.

Приложение освещает все аспекты работы приемной комиссии университета. Оно является основой для создания документов, структурирующих работу приемной комиссии: правила приема в Московский государственный университет культуры и искусств, положение о приемной комиссии, положении об апелляционной комиссии, положение об аттестационных комиссиях, положении об организации вступительных испытаний.

Важной частью законодательной базы приемной комиссии является Межгосударственная программа реализации Концепции формирования единого (общего) образовательного пространства Содружества Независимых Государств. Она разработана в соответствии с Концепцией формирования единого (общего) образовательного пространства Содружества Независимых Государств, утвержденной Решением Совета глав правительств СНГ от 17 января 1997 года.

В основу Программы положены принципы, сформулированные в Соглашении о сотрудничестве по формированию единого (общего) образовательного пространства Содружества Независимых Государств, Концепции формирования единого (общего) образовательного пространства Содружества Независимых Государств от 29 ноября 2001 г. Программа представляет собой совокупность мероприятий, сформулированных на основе предложений государственных органов управления образованием, направленных на создание структур, обеспечивающих эффективное решение задач по созданию и функционированию единого (общего) образовательного пространства Содружества Независимых Государств. Проект Программы одобрен на VII заседании Совета по сотрудничеству в области образования государств - участников СНГ 24 мая 2000 года и V заседании Конференции министров образования государств-участников СНГ 10 октября 2000 года. На основе этого документа был создано Соглашение о взаимном признании и эквивалентности документов о среднем (общем) образовании, начальном профессиональном и среднем профессиональном (специальном) образовании, заключенном в г. Астане 15.09.2004.

Данные международные соглашения значительно облегчают работу приемной комиссии, так как если бы они не существовали, то каждому абитуриенту, не являющемуся гражданином Российской Федерации, нужно было бы проходить порядок признания и установления эквивалентности документов об образовании. Сейчас же требуется лишь нотариально заверенный перевод документа об образовании, если он написан на языке стран СНГ. Так как приемная комиссия постоянно работает с личными данными абитуриентов, которые находятся в паспорте, свидетельстве о ЕГЭ, документе об образовании, в анкетах, которые заполняет абитуриент при поступлении, для регулирования работы с этой информацией важно руководствоваться рядом законов об информации.

Одним из таких законов является Федеральный закон №152-ФЗ «О персональных данных». Целью этого закона является «обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную жизнь». Не менее важным является Федеральный закон №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации. Этот Федеральный закон регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; обеспечении защиты информации. Оба этих закона важны для приемной комиссии, так как она работает с личными данными абитуриентов, и эти данные находятся в постоянной обработке: составление рейтингов на поступление, отслеживание баллов ЕГЭ, проверка документов об образовании.

Помимо законодательной базы приемная комиссия имеет ряд документов, которые подразделяются на несколько основных видов: организационно-распорядительная документация, отраслевая документация и информационно-справочная документация. В перечень основных документов приемной комиссии входит: устав, положение, служебная записка, письмо, заявление, акт, приказ, договор.

Устав устанавливает цели организации, ее права и обязанности, регламентирует деятельность организации. В отличие от других организаций, в уставе МГУКИ в разделе IV Устава освещаются основные правила приема в университет, а также обязанности приемной комиссии. Этот документ является основополагающим для приемной комиссии.

Кроме устава, приемная комиссия в своей деятельности руководствуется Положением о Постоянно действующей приемной комиссии Московского государственного университета культуры и искусств, Положением об организации вступительных испытаниях, Положением об Аттестационных комиссиях Московского государственного университета культуры и искусств. Эти внутренние документы подробно регламентируют все этапы работы приемной комиссии, в отличие от Устава. Номенклатура дел приемной комиссии является важным инструментом организации делопроизводства и построения информационно-поисковой системы по документам приемной комиссии. При составлении номенклатуры дел учитывался целый ряд требований, а именно: определение задач приемной комиссии, состава документов, образующихся в деятельности приемной комиссии. В номенклатуру дел приемной комиссии были включены:

приказы;

инструктивные письма Министерства образования и науки РФ;

приказы ректора университета;

положение о приемной комиссии;

отчеты о работе;

протоколы заседаний;

основополагающие документы системы менеджмента качества;

переписка с гражданами об условиях приема в университет;

личные дела абитуриентов, поступивших, но не принятых в университет.

В номенклатуру дел рекомендуется включить альбом документов для технических секретарей. Альбом документов будет состоять из основных форм документов, которые используются в работе технического секретаря приемной комиссии:

заполненного заявления на имя ректора университета;

заполненного заявления на проверку ЕГЭ;

образцов оригинала свидетельства ЕГЭ и (или) бланков ответов внутреннего экзамена;

копии документа об образовании и вкладыша с комментариями;

заполненной копии договора на платную образовательную услугу с комментариями;

заполненного экзаменационного листа с фотографией и подписью абитуриента, на котором документируются его баллы;

заполненной внутренней описи документа.

Заполненные формы документов помогут техническому секретарю максимально быстро освоить все нюансы заполнения форм приемной комиссии, что повысить эффективность работы с документами технических секретарей приемной комиссии. Для введения альбома документов в действие необходимо издать приказ. В обязательном порядке ознакомить сотрудников приемной комиссии с альбомом документов. При ознакомлении с альбомом документов нужно, чтобы работник расписался в том, что получил копию и обязуется соблюдать все предписания в процессе осуществления своих должностных полномочий.

По творческим специальностям и направлениям подготовки во время вступительных испытаний проводятся собеседования по утвержденному расписанию. Во время проведения творческих вступительных испытаний экзаменаторы заполняют лист устного ответа. Бланк используется во время устного собеседования с поступающим, он предусматривает ответы по вопросам экзаменаторов, подготовленным заранее, и дополнительным вопросам, возникающим в ходе собеседования. В регистрационной части бланка указывается наименование специальности, по которой проходит испытание, ФИО поступающего, факультет, номер группы и экзаменационного листа, а также дата экзамена. Непосредственно в самом бланке заполняется конспект ответа абитуриента, а также дополнительные вопросы, если таковые возникнут у экзаменаторов. В конце бланка проставляются фамилии и подписи экзаменаторов.

Кроме того, экзаменаторы заполняют протокол вступительных испытаний. На бланке указывается наименование испытания, которое проходит поступающий. Ниже следуют наименование института/факультета, форма обучения и направление подготовки, ФИО абитуриента и дата заполнения бланка – проведения испытания, перечисление экзаменаторов, принявших вступительное испытание, и вопросы, заданные в ходе самого испытания. Отличительной особенностью протокола вступительного испытания от листа устного ответа является то, что в протоколе указывается заключение предметной экзаменационной комиссии, в которой указывается рекомендация поступления на платную основу обучения, если абитуриент не пройдет конкурс на бюджет по итогам суммарных баллов за ЕГЭ и творческое испытание. Экзаменационные листы с оценками по творческому экзамену выдаются абитуриентам в день окончания последнего тура, экзаменационные листы с результатами письменных вступительных испытаний находятся в папках соответствующих групп и на руки не выдаются. Документы, по большому счету, дублируют друг друга, поэтому сейчас создается форма документов, объединяющая в себе протокол и лист устного ответа.

В университете существует инструкция по делопроизводству, но она не охватывает работу приемной комиссии. Разделы «формирование дел», «оформление дел», «составление описей дел» и «передача дел в архив» посвящены кадровым документам сотрудников университета, однако они не касаются формирования дел приемной комиссии. Порядок приема, формирования и передачи дел в управление кадров значительно отличаются от процессов при приеме на работу сотрудников университета. Создание отдельного раздела, посвященного документационному обеспечению деятельности приемной комиссии, просто необходимо. Осуществление поставленной задачи полностью регламентирует процесс документационного обеспечения деятельности приемной комиссии, что значительно облегчит обучение нового персонала.

Для совершенствования процесса документационного обеспечения деятельности приемной комиссии рекомендуется создать карточку абитуриента, в которой будут указываться все основные сведения о нем: от его инициалов и контактных данных до сведений об университете и его документах об образовании. Это значительно упростит обработку личных данных абитуриента, а также послужит удобным средством ввода информации в базу данных КИС УЗ.

В университете используется комплексная информационная система управления учебным заведением (КИС УЗ). Основой системы является организация обучения в учебном заведении: по семестрам, по сессиям, по индивидуальным планам, с использованием кредитно-модульной системы. Поэтому первичной является подсистема «Учебные планы». Также эта система используется в работе постоянно действующей приемной комиссии. В нее вводятся данные об абитуриентах, выводятся рейтинговые списки, отправляется отчетность в вышестоящие организации, такие как ФИС ЕГЭ и приема, а также центр госзадания и госучета. Крайне недружелюбный интерфейс программы вызывает сложности с обучением технических секретарей. В связи с выгрузкой данных в ФИС ЕГЭ и приема меняются параметры заполнения личной карточки абитуриента: личные данные приходится вводить в нескольких вкладках программы, в связи с чем есть возможность пропустить ввод каких-либо данных или отметку в электронной карточке. Результатом будет невозможность выгрузки отчета в ФИС ЕГЭ и приема. После создания личной карточки можно увидеть множество вкладок, большинство из которых не относятся к деятельности приемной комиссии. Убрать их не представляется возможным, так как это повлечет за собой глобальное редактирование программы. Поэтому рекомендуется создать отдельную вкладку под названием «абитуриент», в которую будут включаться все необходимые данные о поступающем. Данные должны дублироваться в остальные вкладки личной карточки, что упростит последующую работу с карточками для деканатов и прочих структур университета.

Обработка и систематизация больших массивов документов – неотъемлемые элементы деятельности приемной комиссии. Четко налаженное делопроизводство, организованное в соответствии с действующим законодательством и отвечающее требованиям стандартов и инструкций, которые регламентируют работу с документами, многократно повышает эффективность управления и обеспечивает хороший результат.

ПОЛОЖЕНИЕ О ПРИЕМНОЙ КОМИССИИ

Федерально го государственно го бюджетно го образовательно го учреждени я высшего образования

«Севастопольский государственный университет»

Севастополь, 2015

І. Общ ие положения

1.1. Приемная комиссия федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего образования «Севастопольский государственный университет» (далее - Приемная комиссия) - рабочий орган федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего образования «Севастопольский государственный университет» (далее Севастопольский государственный университет или СевГУ), который создается для проведения приема поступающих на обучение. Срок полномочий приемной комиссии составляет один год.

Приемная комиссия работает на основе демократичности, прозрачности и от-открытости в соответствии с законодательством Российской Федерации, приказа Министерства образования и науки Российской Федерации от 28 июля 2014 г. №839 «Об утверждении Порядка приема на обучение по образовательным программам высшего образования - программам бакалавриата, программам специалитета, программам магистратуры на 2015/16 учебный год» (далее − Порядок приема в вузы), Правил приема в Севастопольский государственный университет на обучение по образовательным программам высшего образования – программам бакалавриата, программам специалитета, программам магистратуры на 2015/16 учебный год (далее - Правила приема), Устава СевГУ и положения о Приемной комиссии.

1.2. Положение о Приемной комиссии утверждается ректором СевГУ.

1.3. Состав приемной комиссии утверждается приказом ректора СевГУ, который является председателем приемной комиссии.

Председатель приемной комиссии несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Приемную комиссию задач и осуществление им своих функций.

В состав приемной комиссии входят:

заместитель (заместители) председателя Приемной комиссии;

ответственный секретарь Приемной комиссии;

заместители ответственного секретаря Приемной комиссии;

члены приемной комиссии;

Заместителями председателя Приемной комиссии назначается первый проректор или проректор по научно-педагогической работе.

Ответственный секретарь приемной комиссии и его заместители назначаются приказом ректора СевГУ из числа ведущих научно-педагогических (педагоги-ческих) работников СевГУ.

Одно и то же лицо может быть ответственным секретарем не более трех лет подряд.

Членами приемной комиссии являются директора институтов (заместители директоров) входящих в состав СевГУ, а также могут назначаться ведущие научно-педагогические (педагогические) работники институтов СевГУ.

В состав приемной комиссии, а также в составы отборочных, предметных и профессиональных экзаменационных комиссий, а также апелляционной комиссии не позволяется вводить лиц, дети которых поступают в Севастопольский государственный университет в текущем году.

Список работников, допускаемых к работе для обеспечения деятельности Приемной комиссии и ее подразделений, утверждается приказом ректора СевГУ из числа научно-педагогических (педагогических) работников и учебно-вспомогательного персонала СевГУ.

Приказ об утверждении состава Приемной комиссии издается ректором Севастопольского государственного университета до конца февраля месяца каждого года.

1.4. Для выполнения возложенных на Приемную комиссию задач и осуществление ею своих функций в соответствии с приказом ректора СевГУ образуются такие подразделения Приемной комиссии:

отборочная комиссия (отборочные комиссии - в случае необходимости);

предметные экзаменационные комиссии;

профессиональные экзаменационные комиссии;

апелляционная комиссия (апелляционные комиссии);

Допускается включать в состав этих комиссий научно-педагогических (педагогических) работников других учебных заведений.

Предметные экзаменационные комиссии (или комиссии для проведения собеседований, или другие подразделения, которые отвечают за проведение вступительных испытаний) образуются в случаях, предусмотренных Порядком приема для проведения конкурсных вступительных испытаний при поступлении на обучение по образовательно-квалификационному уровню бакалавра на основе полного общего среднего образования. Допускается включать в состав этих комиссий работников других учебных заведений, научно-исследовательских учреждений.

Профессиональные экзаменационные комиссии (или другие подразделения, которые отвечают за проведения вступительных испытаний) образуются для проведения конкурсных вступительных экзаменов для поступления на обучение на основе ранее полученных образовательно-квалификационных уровней. Допускается включать в состав этих комиссий научно-педагогических (педагогических) работников других учебных заведений.

Апелляционная комиссия создается для рассмотрения апелляций абитуриентов. Председателем апелляционной комиссии назначается один из проректоров СевГУ, которой не является членом предметных или профессиональных экзаменационных комиссий. При приеме на обучение на основе полного общего среднего образования состав апелляционной комиссии формируется из числа ведущих научно-педагогических (педагогических) работников СевГУ и учителей системы общего среднего образования региона, которые не являются членами предметной экзаменационной комиссии, комиссии для проведения собеседований СевГУ.

При приеме на обучение на основе ранее полученных образовательно-квалификационных уровней бакалавра, специалиста состав апелляционных комиссии формируется из числа ведущих научно-педагогических (педагогических) работников высших учебных заведений и научных учреждений Российской Федерации.

Апелляционные комиссии могут образовываться в структурных подразделениях. Председателем апелляционной комиссии обособленного структурного подразделения назначается один из заместителей руководителя этого подразделения.

Порядок работы экзаменационных и апелляционной комиссий определяется отдельным положением, которое утверждает председатель приемной комиссии.

Отборочная комиссия образуется, в случае необходимости, для профориентационной роботы, приема документов, оформления личных дел абитуриентов, а также для выполнения других функций, связанных с приемом, и возложенных на нее Приемной комиссией. В институтах могут образовываться несколько отборочных комиссий, которые работают под руководством Приемной комиссии. В случае необходимости могут образовываться выездные отборочные комиссии, порядок работы которых устанавливается Приемной комиссией.

В состав отборочных комиссий входят председатель - директор института (заместитель директора), ответственный работник отборочной комиссии института, научно-педагогические (педагогические) работники и учебно-вспомогательный персонал СевГУ, количество которых устанавливается исходя из потребности отборочной комиссии.

Приказ об утверждении состава отборочных комиссий, предметных и профессиональных экзаменационных комиссий, апелляционной комиссии и издается ректором Севастопольского государственного университета не позднее 1 марта, года проведения вступительной кампании.

1.5. Состав приемной комиссии и ее подразделений, за исключением лиц, которые входят в них в соответствии с должностными обязанностями, ежегодно обновляется не менее чем на треть.

Іі. Основные задачи и обязанности Приемной комиссии

2.1. В соответствии с Порядком приема, Уставом СевГУ, имеющейся лицензий (сертификатов об аккредитации) Приемная комиссия разрабатывает Правила приема, которые утверждаются ректором СевГУ.

2.2. Приемная комиссия:

обеспечивает информирование поступающих, их родителей и общественность по всем вопросам поступления в СевГУ;

организует прием заявлений и документов, принимает решение о допуске поступающих к участию в конкурсе (к участию во вступительных испытаниях);

координирует деятельность всех подразделений СевГУ по подготовке и проведению конкурсного отбора;

организует и проводит консультации по вопросам поступления на обучение и выбора направления (специальности), что наиболее соответствует способностям, склонностям и уровню подготовки лица, решившего поступить в СевГУ;

осуществляет контроль за работой всех подразделений Приемной комиссии, рассматривает и утверждает их решения;

организует и контролирует деятельность технических, информационных и бытовых служб по созданию условий для проведения вступительной кампании;

принимает решение о зачислении поступающих по различным формам обучения и источникам финансирования.

2.3. Решения Приемной комиссии принимаются в присутствии не менее двух третей состава Приемной комиссии простым большинством голосов и своевременно доводятся до сведения поступающих.

Решения приемной комиссии оформляются протоколами, которые подписывает председатель и ответственный секретарь приемной комиссии.

Iіі. Организация работы приемной комиссии

3.1. Прием заявлений и документов поступающих проводится в сроки, предусмотренных Порядком приема и Правилами приема и регистрируется в прошитом, с пронумерованными страницами и скрепленном печатью СевГУ или печатью соответствующего структурного подразделения СевГУ журнале регистрации заявлений абитуриентов, в котором указываются следующие данные поступающего:

порядковый номер, номер личного дела, дата приема документов;

фамилия, имя и отчество;

адрес проживания (адрес регистрации);

пол, дата рождения;

название учебного заведения, выдавшего документ об образовательном (образовательно-квалификационном) уровне;

номер, серия, дата выдачи документа о полученном образовательном (образовательно-квалификационном) уровне;

номер сертификата (сертификатов) единого государственного экзамена;

количество баллов по конкурсным предметам, определенным правилами приема для поступления на избранное направление (специальность);

информация о документах поступающего, дающих особые права при поступлении;

причины, по которым поступающему отказано в участии в конкурсе и зачислении на учебу.

В случае необходимости Приемная комиссия может принять решение о внесении в журнал регистрации заявлений абитуриентов дополнительных сведений об абитуриенте.

Абитуриенту выдается расписка о приеме его документов за подписью работника отборочной комиссии, скрепленной печатью приемной комиссии.

Отказ в регистрации заявления поступающего не допускается, кроме случаев отсутствия документов предусмотренных Правилами приема для регистрации абитуриента.

При регистрации заявлений абитуриентов с использованием автоматизированных систем учета, страницы журнала регистрации распечатываются в конце рабочего дня, каждая страница визируется ответственным секретарем Приемной комиссии (его заместителем), нумеруется и подшивается в журнал. После окончания приема документов журнал регистрации заявлений абитуриентов визируется подписями председателя Приемной комиссии (заместителя председателя) и ответственного секретаря и скрепляется печатью СевГУ или Приемной комиссии.

В журнале регистрации заявлений абитуриентов не допускаются исправления, зачеркивание и пропуски строк. В случае наличия таких, делается соответствующая отметка, визируется ответственным секретарем (его заместителем) и скрепляется печатью СевГУ или Приемной комиссии.

3.2. Приемная комиссия принимает решение о допуске поступающего к участию в конкурсе, в случае выполнения им требований Правил приема и сообщает об этом поступающему в письменной или в другой, установленной Приемной комиссией, форме.

3.3. Для проведения вступительных испытаний вузом, в порядке регистрации документов, формируются экзаменационные группы. В соответствии с формированием групп, поступающему сообщается к какой группе он относится для прохождения экзаменов, собеседований и других форм вступительных испытаний.

Количество поступающих в экзаменационных группах не должно превышать ранее запланированного. Лицам, допущенным к сдаче вступительных испытаний, выдается экзаменационный лист вступительных испытаниям установленной формы.

3.4. Расписание вступительных испытаний, проводимых СевГУ, утверждается председателем Приемной комиссии и обнародуется путем размещения на веб - сайте СевГУ и информационном стенде приемной комиссии не позднее чем за три дня до начала приема заявлений и документов для поступления на обучение по соответствующим образовательно-квалификационным уровням и формам обучения.

3.5. Копии документов и фотографии не зачисленных поступающих, не полученные ими, а также их экзаменационные работы хранятся в течение одного года, после чего уничтожаются по акту.

2.1. Председатель приемной комиссии

1. Руководит деятельностью приемной и апелляционных комиссий.
2. Руководит разработкой нормативных документов университета, регламентирующих деятельность приемной комиссии.
3. Несет ответственность за соблюдение «Правил приема», «Положения о вступительных испытаниях» и других нормативных документов по формированию контингента студентов.
4. Определяет режим работы приемной комиссии и служб, обеспечивающих проведение приема, лично контролирует взаимодействие всех служб, связанных с приемом.
5. Распределяет обязанности между членами приемной комиссии.
6. Утверждает расписание вступительных испытаний всех форм.
7. Осуществляет общее руководство работой предметных экзаменационных и аттестационных комиссий.
8. Проводит прием граждан по вопросам поступления в университет.
9. Руководит работой по переводу и восстановлению.

2.2. Заместитель председателя приемной комиссии по работе с предметными комиссиями

1. Организует и контролирует подбор кандидатур и представляет на утверждение состав предметных комиссий.

2. Организует разработку нормативных документов университета, регламентирующих деятельность приемной комиссии.

3. Организует и контролирует подготовку заданий на вступительные испытания всех форм.

4. Является ответственным от администрации университета за организацию Пункта приема ЕГЭ при университете.

5. Организует при необходимости привлечение в установленном порядке к проведению вступительных испытаний преподавателей других учебных заведений и работников научно-исследовательских учреждений.

6. Организует изучение членами приемной и предметных комиссий нормативно-правовых документов по приему.

7. Определяет перечень помещений для проведения вступительных испытаний, а также необходимое их оборудование.

8. Участвует в собеседованиях с поступающими.

9. Руководит работой выездных предметных экзаменационных комиссий.

10.Руководит проведением шифровки и дешифровки письменных экзаменационных работ поступающих.

2.3. Ответственный секретарь приемной комиссии

1. Готовит проекты приказов, касающихся организации и проведения приема, готовит проекты материалов, регламентирующих работу приемной комиссии.

2. Разрабатывает проект правил приема.

3. Готовит материалы к заседаниям приемной комиссии.

4. Ведет протоколы заседаний приемной комиссии.

5. Организует учебу и инструктаж персонала приемной комиссии, информационного центра и группы компьютерного обеспечения.

6. Контролирует правильность оформления документов поступающих и ведение регистрационных журналов.

7. Организует подготовку бланков документации приемной комиссии.

8. Ведет прием граждан, дает ответы на письменные запросы граждан по вопросу приема.

9. Готовит к публикации справочно-информационные материалы об академии. Организует информационную работу приемной комиссии и разрабатывает план агитационной работы в школах, колледжах и на предприятиях.

10. По поручению председателя приемной комиссии осуществляет оперативное управление службами, обеспечивающими работу приемной комиссии.

11. Обеспечивает организованное проведение вступительных испытаний, консультаций, апелляций, шифровки и дешифровки письменных экзаменационных работ поступающих. Организует размещение экзаменационных групп по аудиториям.

12. Контролирует правильность оформления личных дел поступающих.

13. Организует оформление и обеспечение необходимым инвентарем и оборудованием помещений для работы приемной комиссии, аудиторий для проведения вступительных испытаний и консультаций.

14. Организует и контролирует своевременность и полноту размещения рейтинга поступающих на сайте университета и стенде приемной комиссии.

15. Обеспечивает сохранность документов и имущества приемной комиссии в отдел кадров и архив.

16. Готовит отчет приемной комиссии для федерального (центрального) органа управления высшим профессиональным образованием России.

2.4. Секретарь факультетской приемной подкомиссии
Зам. секретаря факультетской приемной подкомиссии

1. Работает под руководством ответственного секретаря приемной комиссии.

2. Руководит работой приемной подкомиссии факультета.

3. Организует оформление помещения для работы приемной подкомиссии факультета.

4. Проводит инструктаж членов приемной подкомиссии факультета и постоянный контроль за их работой.

5. Проводит личную беседу с каждым абитуриентом, поступающим на факультет.

6. Тщательно знакомиться с документами абитуриентов, устанавливает их подлинность, соответствие требованиям «Правил приема».

7. Несет личную ответственность за правильность приема и оформление документов, а также за их сохранность.

8. Контролирует оформление личных дел абитуриентов.

9. Осуществляет контроль за правильностью оформления экзаменационных листов абитуриентов.

10. Содействует организованному проведению вступительных экзаменов.

11. Участвует в подготовке материалов для проведения зачисления.

12. Обеспечивает сохранность документов абитуриентов.

13. Производит подготовку и сдачу личных дел студентов в отдел кадров и в архив приемной комиссии университета.

14. Организует демонтаж оборудования отборочной комиссии и подготовку аудитории к учебному процессу.

2.5. Технический работник приемной подкомиссии факультета

1. Работает под руководством секретаря подкомиссии факультета.

2. Оказывает абитуриентам помощь при оформлении заявлений.

3. Производит запись данных об абитуриенте в регистрационный журнал.

4. Оформляет документы личных дел абитуриентов.

5. Оформляет расписки о приеме документов.

6. Участвует в оформлении личных дел и других документов приемной комиссии.

7. Готовит к документы к отправке по домашним адресам абитуриентов не зачисленных в университет.

8. Проводит демонтаж оборудования приемной комиссии и подготовку аудитории к учебному процессу.

2.6. Председатель предметной комиссии

1. Участвует в подборе состава предметных комиссий.

2. Вносит предложения о формировании критериев оценки ответов абитуриентов при проведении вступительных испытаний.

3. Разрабатывает методическую литературу для абитуриентов по подготовке к вступительным испытаниям.

4. Готовит задания для формирования билетов вступительных испытаний. Несет личную ответственность за корректность заданий и за правильность ответов.

5. Назначает преподавателей на проведение консультаций, вступительных испытаний, апелляций.

6. Распределяет преподавателей по аудиториям, получает в приемной комиссии задания на вступительные испытания и выдает их преподавателям.

7. Участвует в оперативном решении спорных вопросов по предмету во время проведения испытаний.

8. Проводит инструктаж преподавателей перед началом вступительных испытаний.

9. Ведет учет рабочего времени преподавателей, участвующих в подготовке, проведении и оформлении результатов испытаний; готовит, в случае необходимости, приказы на почасовую оплату труда преподавателей.

10. Готовит отчет о проведении вступительных испытаний предметной комиссией.

2.7. Председатель апелляционной комиссии

1. Контролирует правильность оценок в экзаменационных ведомостях, при необходимости сверяет их с оценками в работах.

2. Вносит предложения о составе предметных апелляционных комиссий.

3. Определяет сроки и место проведения апелляций.

4. Совместно с председателями предметных комиссий участвует в рассмотрении спорных вопросов.

5. Несет личную ответственность за правильность оформления заявления и актов апелляций.